Quản lý nhập xuất tồn bằng excel

      36

Việc quản lý kho mặt hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi lúc rất cạnh tranh kiểm soát thuộc hơi nhiều công bố phức tạp đi kèm như ngày, hạn sử dụng,...Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều đấy.

Bạn đang xem: Quản lý nhập xuất tồn bằng excel

Excel là một công cụ hỗ trợ đắc lực mang lại việc quản lý kho hàng mà lại cửa mặt hàng làm sao cũng buộc phải biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kì khoản ngân sách làm sao. Cùng tmê mẩn khảo cách quản lý kho bằng Excel qua bài viết dưới đây nhé.


Nội dung chính


1. Tại sao cần phải quản lý kho sản phẩm bằng Excel

2. Quản lý kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

3.1 Tạo lập file dữ liệu kho sản phẩm cùng tiến hành nhập liệu

3.2 Sử dụng công thức để tính toán thù số lượng tồn kho với giá bán trị hàng tồn kho

4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý cung cấp hàng

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý phân phối hàng

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý buôn bán hàng

5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán sản phẩm của internetstartup.vn khô.vn


1. Tại sao cần phải quản lý kho sản phẩm bằng Excel

*


Kho sản phẩm là module cho phép doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là công việc nặng nề khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh như thế nào.

Quản lý kho bằng excel là giải pháp thực hiện những làm việc quản lý đối với hàng tồn – xuất với nhập kho, báo cáo,... mỗi làm việc quản lý đều đem lại hiệu quả cùng lợi ích không giống nhau. Chủ shop sẽ biết đúng mực lượng mặt hàng mà bản thân đề nghị hạn chế nhập, đồng thời biết được số lượng hàng hóa cơ mà cửa mặt hàng đang thiếu nếu có tác dụng tốt công tác quản lý tồn kho bên trên excel.

Tương tự như vậy, tệp tin excel quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý cùng thống kê được tổng số mặt hàng được giao đi với tổng số hàng nhập về một biện pháp hối hả. Các chủ tiệm tất cả thể kiểm tra bất kỳ thời điểm như thế nào để biết được tốc độ sắm sửa của cửa sản phẩm bằng tệp tin excel quản lý bán hàng.


2. Quản lý kho bằng Excel


2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel


Miễn tổn phí là ưu điểm lớn nhất. Bạn không phải trả bất kỳ chi phí làm sao Lúc bạn bao gồm thể tự lập được 1 tệp tin quản lý kho, bán sản phẩm đơn giản bên trên excel.

Chỉ cần máy vi tính của bạn gồm cài đặt Microsoft Office là gồm thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.

Bạn tất cả thể làm được rất nhiều report, chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn khi sử dụng Excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bạn bị bó buộc bởi những tính năng mà lại cửa hàng phần mềm/ Chuyên Viên xây dựng sẵn.

Bạn gồm thể làm việc trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, ban bố hàng hóa, khách hàng hàng… Hoặc bao gồm thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Có thể chia sẻ cho nhiều người sử dụng. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán sản phẩm đơn giản được lập trọn vẹn bằng công thức. Cần bao gồm google sheet để sử dụng tính năng này.


2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel


Không bao gồm tính bảo mật, độ an ninh mang lại dữ liệu kém vì đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ bên trên một máy vi tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra như máy tính bị hỏng, hoặc nhiễm virus… những dữ liệu gồm nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

Các hàm vào excel hơi phức tạp, bởi vì vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới tất cả thể sử dụng tốt. Đây là hạn chế khá lớn bởi vì ko phải doanh nghiệp như thế nào cũng bao gồm đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt vào thống kê để ý dữ liệu ngay lập tức cả Lúc lượng hàng hóa quá lớn với đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, excel ko làm cho tốt việc này.

Nếu doanh nghiệp có những thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác làm việc quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với bọn chúng.


3. Các bước quản lý kho bằng Excel


3.1.Tạo lập file dữ liệu kho sản phẩm cùng tiến hành nhập liệu


Bước 1: Mở một file mới

Bước 2: Bạn tạo 5 sheet mới với sửa lại tên từng sheet với tiêu đề như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.

Bước 3: Nhập dữ liệu mang lại từng sheet

Với sheet NHAP

Bạn sẽ nhập các thông báo sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên sản phẩm, ĐVT, Số lượng nhập, Đơn giá chỉ, Thành Tiền, Nhà cung cấp

*

Nhập tên hàng hóa với dữ liệu

Với sheet XUAT

Bạn sẽ nhập những biết tin sau: Ngày mon, Mã hàng, Tên sản phẩm, ĐVT, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, người tiêu dùng.

*

Nhập dữ liệu xuất hàng

Dùng thử miễn tầm giá phần mềm quản lý bán sản phẩm internetstartup.vn

Quản lý chặt chẽ tồn kho, hạn chế tối đa thất thoát, mất mát sản phẩm hóa

*

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan lại trọng trong bất kỳ ứng dụng xuất xắc phần mềm.

Các lên tiếng chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đvt… sẽ được lưu trữ tại đây.

Khi nhập, xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các báo cáo còn lại sẽ tự động hiển thị lên.

Xem thêm: 3 Lý Do Khiến Dịch Vụ Giao Đồ Ăn Online Phổ Biến Nhất Hiện Nay

Ví dụ: Nhập mã ABC thì đơn giá cả của mặt sản phẩm này sẽ được lấy từ danh mục lên để ta chào bán. Không phải mất công nhớ.

*

Danh mục sản phẩm & hàng hóa được lưu trữ

Với sheet BAO CAO

Thông thường ta chỉ cần tới báo cáo Bán sản phẩm với nhập xuất tồn.

Với report bán hàng, bạn cần: Tên mặt hàng, Số lượng phân phối, Doanh thu

Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối

*

Báo cáo nhập xuất kho

Ở trong những Phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp bạn sẽ nhận được nhiều lên tiếng quản trị hơn, ví dụ:

Xem được report bán hàng từ ngày … tới ngày… (ngày, tuần, mon, năm)Lãi lỗ từng mặt hàngTồn kho tới hiện tạiTồn kho tối thiểuCảnh báo hết hàng Lúc xuất kho

3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị mặt hàng tồn kho


Nhiều người nghĩ là phải học excel thật khôn cùng thì mới có tác dụng được phần quản lý kho sản phẩm. Hoặc phải học nhiều hàm excel, giỏi đủ các hàm khó….

Tuy nhiên lại ko phải thế.

Trên thực tế với những hàm excel phổ biến ta có thể làm cho hầu hết những yêu cầu của công việc.

Và với 1 file excel quản lý kho, bán sản phẩm đơn giản, bạn chỉ cần biết tới 3 hàm sau:

Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột.

khi nhập, xuất ta chỉ nhập mã hàng là đủ.

Các ban bố về tên hàng và đơn vị tính, giá… Ta sẽ sử dụng vlookup để kiếm tìm kiếm từ danh mục hàng hóa lịch sự.

Điều này đảm bảo biết tin đúng mực, nhất tiệm và tiết kiệm thời gian.

Sumif(s): Hàm này cực kỳ quan lại trọng và không thể thiếu.

Tính tổng số lượng với thành tiền nhập, xuất theo điều kiện: Từng mã hàng

Từ đó xác định được số tồn cuối kỳ.

Iferror: Hàm này còn có thể dùng hoặc ko, nhưng WPRO khuyên ổn bạn đề nghị cần sử dụng. Bởi lẽ Khi viết hàm vlookup thì ta sẽ áp dụng cho cả ngàn cái để lúc điền mã sản phẩm thì giá bán tự lên.

Vấn đề phát sinh khi dùng vlookup ở loại chưa có tên hàng thì sẽ trả về #N/A

Ta cần sử dụng hàm Iferror để bẫy lỗi #N/A để tạo cho file excel quản lý nhập xuất tồn kho, bán hàng siêng nghiệp hơn.

Đối với những mặt mặt hàng phải tốn chi phí bảo quản như thực phẩmthì cần đưa thêm cột chi phí bảo quản. Còn với các loại mặt hàng thông thường, thì bạn chỉ cần ghi nhớ một vài ba công thức đơn giản mà thôi.

*

VD: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán

Giá trị sản phẩm tồn = Số lượng tồn*Giá bán

Trên đây, là một vài bước cơ bản Khi tiến hành sử dụng Excel để quản lý kho. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những cửa sản phẩm nhỏ với số lượng hang ít. Nếu cửa hàng của bạn tất cả quy mô lớn hơn thì tốt nhất là bạn cần sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng siêng nghiệp tích hợp cả nghiệp vụ quản lý bán hàng và quản lý kho sản phẩm để đạt hiệu quả tối ưu nhất.


4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý phân phối hàng


Dễ cài đặt, dễ sử dụng, internetstartup.vn chóng, tiết kiệm thời gian.Báo cáo số lượng sản phẩm & hàng hóa trong kho đúng mực theo số lượng, size, màu sắc sắc.Tra cứu lên tiếng hàng hóa dễ dàng.Sử dụng tốt với cả cửa mặt hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt mặt hàng lớn.Tự động tính toán thù đúng đắn số lượng sản phẩm tồn tương ứng lúc bán sản phẩm cho khách hàng. Không mất thời gian tính toán thủ công.Báo cáo về các mặt hàng phân phối chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một biện pháp chính xác góp chủ cửa hàng bao gồm kế hoạch nhập hàng, xả mặt hàng tồn một biện pháp hiệu quả.Phân quyền đến nhân viên cấp dưới thực hiện những làm việc về nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho.Thống kê được lượng tiền tương ứng với từng loại mặt mặt hàng còn tồn, giúp chủ cửa hàng luôn nắm được giá trị vốn đọng thực tế của cửa hàng là từng nào.Bảo mật công bố, tự động lưu lại mọi đọc tin tức thì cả khi xảy ra lỗi bên trên máy vi tính, không phải lo ngại mất dữ liệu.Kết nối tương mê thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn, trang bị đọc mã vạch….Có thể coi lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên cấp dưới.Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp với qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý chào bán hàng


Nhược điểm duy nhất của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán sản phẩm là sẽ mất phí.

Xem thêm: 9 Trang Bán Hàng Online Uy Tín Tại Việt Nam Cho Các Tín Đồ Mua Sắm


Phần mềm quản lý kho mặt hàng, bán hàng Nkhô nóng.vn đang được hơn 80.000 doanh nghiệp, cửa sản phẩm lựa chọn với tin sử dụng. Phần mềm quản lý kho hàng của Nkhô giòn.vn ra đời nhằm giúp những doanh nghiệp giải quyết những cực nhọc khăn trong việc quản lý sản phẩm & hàng hóa, quản lý bán sản phẩm. Đối với những chủ siêu thị Khi mới sale thì việc sắp xếp với quản lý hàng hóa là cực kỳ nặng nề khăn , nhưng đến với internetstartup.vn khô.vn mọi việc trở đề nghị dễ dàng hơn.

*

Phần mềm quản lý bán sản phẩm Nkhô nóng.vn

Tính năng của phần mềm quản lý kho hàng :

Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấpĐiều chuyển hàng giữa các kho hàng / cửa hàngĐính kèm ảnh chứng từ lên các phiếu xuất nhập khoKiểm kho internetstartup.vn lẹ, hỗ trợ dùng thiết bị quét mã vạchKiểm kho theo sản phẩm / danh mục / toàn bộ, tự động bù trừ cân nặng bằng sau khi kiểm khoCho phxay kiểm tra tồn kho giữa các cửa hàngKiểm soát sản phẩm lỗi, hỏng, mất mátTheo dõi hạn sử dụng sản phẩmTheo dõi lịch sử sửa xóa phiếu xuất nhập khoPhiếu yêu thương cầu xuất nhập khoCài đặt hạn mức tồn kho tối thiểu, tối đaDự báo nhập hàng dựa theo tồn kho thực tế cùng tốc độ phân phối hàngSắp xếp vị trí sản phẩm trong khoBáo cáo diện tích lưu kho còn trống

Hy vọng bài bác viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Chúc bạn kinh doanh thành công!


Chuyên mục: Digital Marketing